Kassasysteem kiezen voor je horecazaak: 9 dingen waar je op moet letten

Een kassasysteem kies je niet elk jaar opnieuw. Je zit er al snel drie tot vijf jaar aan vast, je personeel leert erop werken en je omzetgegevens zitten erin. Toch wordt de keuze vaak gemaakt op basis van één demo en de maandprijs op de offerte. Hieronder de negen dingen die er in de praktijk het meest toe doen — in de volgorde waarin ze je het vaakst opbreken.

1. Wat gebeurt er als het internet uitvalt?

Dit is de belangrijkste vraag en hij wordt zelden gesteld. Er zijn kassasystemen die volledig in de cloud draaien: valt de verbinding weg, dan staat je kassa stil. Op een dinsdagmiddag is dat vervelend, op een zaterdagavond is het een ramp.

Vraag concreet: blijft de kassa bonnen aanmaken zonder internet, en wat gebeurt er met die bonnen als de verbinding terugkomt? Het goede antwoord is dat de kassa lokaal doorwerkt en daarna automatisch synchroniseert. Vraag ook of dat geldt voor pinbetalingen — die lopen via een andere lijn en hebben vaak wél verbinding nodig.

2. Zit er een jaarcontract op?

Veel aanbieders werken met een contract van één tot drie jaar, soms met stilzwijgende verlenging. Dat is niet per se erg, maar het betekent wel dat je pas over jaren kunt overstappen als het tegenvalt.

Let daarbij op het verschil tussen de software en de hardware. Software kan maandelijks opzegbaar zijn terwijl het huurcontract voor de kassa-apparatuur wel doorloopt. Vraag naar beide apart.

3. Wat kost het echt, na een jaar?

De maandprijs op de offerte is bijna nooit het bedrag dat je uiteindelijk betaalt. Reken deze posten er los bij op:

• Kosten per extra kassa of per extra gebruiker
• Modules die apart worden gefactureerd — bezorging, klantenregistratie, voorraad
• Transactiekosten of een percentage over je omzet
• Support: zit dat erbij, of betaal je per telefoontje?
• Updates naar nieuwe versies
• Eenmalige installatie- en inrichtingskosten

Vooral “per gebruiker” is verraderlijk in de horeca. Met wisselende oproepkrachten kun je zomaar op vijftien accounts uitkomen.

4. Kun je je eigen productbestand meenemen?

Als je overstapt, staat je hele kaart of assortiment al ergens: in je huidige kassa, in een Excel-bestand, of in een export uit Loyverse. Vraag of de nieuwe leverancier dat importeert, of dat jij het zelf mag overtikken.

Vraag ook wat er gebeurt bij rommelige data. Prijzen met een komma in plaats van een punt, kolomnamen in een andere taal, dubbele artikelnummers — een goede import gaat daarmee om zonder dat jij eerst je bestand moet opschonen.

5. Gaan je bonnen naar de juiste printer?

In een zaak met een keuken, een bar en een kassa aan de voorkant heb je al snel drie printers. Je wilt kunnen instellen dat drank naar de bar gaat, gerechten naar de keuken en de klantbon naar de voorkant.

Test dit tijdens de demo met je eigen indeling. “Dat kan zeker” is een ander antwoord dan het live zien werken.

6. Hoe snel is het tijdens de drukte?

Laat je bij een demo niet alleen de mooie kant zien. Vraag of je zelf tien bonnen achter elkaar mag aanslaan zoals op een drukke avond. Let op:

• Hoeveel tikken kost een standaardbestelling?
• Kun je een bon splitsen als de tafel apart wil betalen?
• Hoe voeg je een rondje toe aan een bestaande tafel?
• Wat kost het aanpassen van een verkeerd aangeslagen artikel?

Twee tikken verschil per bon lijkt niets, maar bij tweehonderd bonnen per avond is het een half uur.

7. Wie zit er aan de telefoon als het misgaat?

Kassaproblemen gebeuren op de slechtst mogelijke momenten. Vraag naar de openingstijden van de support en of je op zaterdagavond ook iemand krijgt. Vraag ook of ze op afstand kunnen meekijken — dat scheelt een uur uitleggen door de telefoon.

Een kleine leverancier heeft hier vaak een voordeel: je krijgt de mensen te spreken die het systeem ook echt hebben gebouwd, in plaats van een eerstelijns helpdesk die het ticket doorzet.

8. Van wie zijn je gegevens?

Je omzetgegevens, je klantenbestand en je productbestand zijn van jou. Vraag hoe je erbij kunt als je ooit weggaat: krijg je een export in een bruikbaar formaat, of alleen een pdf met een overzicht? En vraag waar de servers staan — binnen de EU scheelt dat gedoe rond de AVG.

9. Past het bij het soort zaak dat je hebt?

Een kassasysteem dat alles voor iedereen probeert te zijn, wordt onvermijdelijk een menu vol knoppen die jij nooit gebruikt. Een systeem voor supermarkten heeft weegschaalfuncties waar een café niets aan heeft, en andersom.

Kijk of je de functies die je niet gebruikt uit kunt zetten, zodat je personeel ze niet per ongeluk aanraakt.

Een korte checklist voor de demo

Neem deze mee naar elk gesprek:

1. Laat zien wat er gebeurt als ik de internetkabel eruit trek.
2. Wat betaal ik in totaal in het eerste jaar, inclusief alles?
3. Mag ik zelf tien bonnen aanslaan?
4. Importeer je mijn huidige productbestand?
5. Kan ik maandelijks opzeggen, en geldt dat ook voor de hardware?
6. Wie neemt er op zaterdagavond op?

Wie op alle zes een concreet antwoord geeft, verkoopt je waarschijnlijk geen verrassingen.

---

10Key POS is een Nederlands kassasysteem voor horeca en supermarkt: geen jaarcontract, onbeperkt gebruikers en support van de mensen die het systeem bouwen. Vraag een demo aan en beoordeel het aan de hand van de lijst hierboven.