Pinautomaat koppelen aan je kassa: waarom dubbel intoetsen je geld kost

In heel veel zaken staan de kassa en de pinautomaat naast elkaar zonder dat ze met elkaar praten. Het totaal staat op het kassascherm, iemand leest het voor, tikt het in op de automaat en geeft het apparaat aan de klant. Dat werkt — tot iemand € 4,50 intikt in plaats van € 45,00.

Een pinkoppeling haalt die handeling weg. Hieronder wat dat oplevert, wat het kost en waar je op moet letten.

Wat een pinkoppeling precies doet

Bij een gekoppelde betaalautomaat sla je de bestelling aan, kies je “pinnen” en gaat het bedrag rechtstreeks van de kassa naar de terminal. De klant ziet het bedrag op het apparaat verschijnen en houdt zijn kaart ertegen. Is de betaling geslaagd, dan krijgt de kassa dat terug en wordt de bon afgesloten als betaald.

Drie dingen gebeuren daardoor niet meer:

• Niemand toetst een bedrag in. Een typefout is niet meer mogelijk.
• Je administratie klopt automatisch. De bon en de pintransactie horen bij elkaar, met hetzelfde bedrag en hetzelfde tijdstip.
• De bon blijft niet half open staan. De kassa weet zelf of er betaald is, dus er blijft aan het eind van de dag geen bon hangen waarvan niemand meer weet of die is afgerekend.

Wat het op een dag scheelt

Het klinkt als een kleine besparing, en per transactie is het dat ook: vijf tot tien seconden. Het punt is dat het zich opstapelt op precies het moment dat je het niet kunt hebben.

Reken het eens door voor je eigen zaak. Honderd pintransacties per dag, acht seconden per keer: dat is dertien minuten per dag, ruim zeven uur per maand — allemaal op de momenten dat er een rij staat. En dat is alleen de tijd. Daarnaast:

• Verschillen in de kas. Eén verkeerd ingetoetst bedrag per week betekent elke week een verschil dat iemand moet uitzoeken. Bij een gekoppelde automaat bestaat die categorie fout niet.
• Discussies aan de kassa. Een klant die een te hoog bedrag ziet en terecht vraagt wat er gebeurt, kost meer dan tijd.
• Afsluiten aan het eind van de dag. Je pinafschrift en je kassa-omzet horen gelijk te lopen. Handmatig intoetsen is de belangrijkste reden dat ze dat niet doen.

Wat je nodig hebt

Een betaalautomaat die koppelen ondersteunt

Niet elke automaat kan het. Een losse automaat die je bij je bank hebt geregeld is soms een standalone apparaat zonder koppelmogelijkheid. Vraag je leverancier expliciet of het model een kassakoppeling ondersteunt en via welke weg: netwerk of usb.

Wij leveren de automaten niet zelf. Voor het pinnen werken we samen met PinDirect, die betaalautomaten van CCV levert — te koop of te huur. 10Key koppelt met CCV-terminals via drie routes: CCV Serial, OPL-NL en CCV Cloud Connect (CCC), de nieuwste, cloud-gebaseerde koppeling. Wij zorgen dat de terminal aan je kassa gekoppeld wordt. Hoe die samenwerking loopt staat ook op de prijzenpagina.

Een kassasysteem dat de koppeling aanstuurt

Dit is de kant waar je op moet letten bij het vergelijken van kassasystemen. Vraag concreet:

• Kost de pinkoppeling extra per maand?
• Zit ik vast aan één merk betaalautomaat, of één betaaldienstverlener?
• Rekent het kassasysteem zelf iets per transactie of over mijn omzet?

Die laatste is de belangrijkste. Er zijn aanbieders die kassa en betalingen als één pakket verkopen en een percentage over je omzet rekenen. Dat kan aantrekkelijk lijken — geen abonnement — maar bij een zaak met veel transacties is het op jaarbasis flink duurder, en je kunt niet meer overstappen naar een gunstiger betaaldienstverlener zonder je kassa te vervangen.

Bij 10Key zit de pinkoppeling in de basisprijs, rekenen we niets per transactie en niets over je omzet, en ben je vrij in welke betaaldienstverlener je kiest.

De kassalade hoort erbij

Contant afrekenen komt nog steeds voor, en ook daar zit een koppeling in. De kassalade hangt aan de bonprinter en springt open op het moment dat de kassa een contante betaling afsluit — niet met een sleutel of een knopje.

Dat heeft een tweede voordeel: elke opening wordt vastgelegd met tijdstip en medewerker, inclusief de keren dat de lade opengaat zonder verkoop (een no-sale). Dat is geen wantrouwen tegen je personeel, het is wat je nodig hebt op de dag dat er een verschil is en je wilt weten waar je moet kijken.

Waar het in de praktijk op stukloopt

Een paar dingen die we vaak tegenkomen bij zaken die overstappen:

De automaat staat op een ander netwerk. Kassa op wifi, betaalautomaat op een eigen 4G-verbinding. Dan kan de kassa hem niet vinden. Dit is meestal in tien minuten opgelost, maar je moet het wél weten voordat je zaterdagochtend opengaat.

Het pinnen werkt nog wel, de kassa niet. Valt je internet weg, dan blijft de betaalautomaat vaak werken omdat die een eigen verbinding heeft. Bij een volledige cloudkassa staat je kassa dan stil en kun je geen bedrag meer doorsturen. 10Key draait lokaal door, dus je kunt blijven aanslaan en afrekenen; de synchronisatie loopt bij als de verbinding terug is.

Terugboekingen en correcties. Vraag hoe een retour werkt bij een gekoppelde automaat. Je wilt dat de kassa de terugbetaling naar de terminal stuurt, zodat ook die transactie in je administratie terechtkomt.

Kort samengevat

Een pinkoppeling is geen luxe maar de standaard waarvan je uitgaat. Hij scheelt tijd op je drukste momenten, haalt een hele categorie fouten weg en zorgt dat je kassa-omzet en je pinafschrift gelijk lopen. Betaal er geen maandbedrag extra voor en laat je niet vastzetten op één betaaldienstverlener.

Wil je weten hoe dit met jouw huidige automaat zou werken, vraag dan een demo aan — geef door welk model je hebt, dan zoeken we het vooraf uit. Wat een pakket kost staat op de prijzenpagina, en op de homepage zie je waar 10Key verder in verschilt van de meeste cloudkassa’s.