Kassasysteem voor je supermarkt of buurtwinkel: barcodes, weegschaal en voorraad

Een kassasysteem voor een supermarkt lijkt op een horecakassa, maar de dagelijkse praktijk is anders. In de horeca heb je tientallen producten en veel bestellingen per tafel; in een winkel heb je duizenden artikelen en moet je er per klant vijftien van scannen zonder dat het scherm ook maar één keer hapert.

Hieronder waar je op moet letten als je een kassasysteem voor een supermarkt, buurtwinkel of speciaalzaak uitzoekt.

1. Scannen moet gewoon werken, met elke scanner

De meeste barcodescanners melden zich bij de computer als een toetsenbord: ze “typen” het gescande nummer en sluiten af met een enter. Een kassasysteem dat daarop is voorbereid, werkt dus met vrijwel elke scanner — usb of bluetooth, van € 30 of van € 300.

Let daarbij op drie dingen die in de praktijk uitmaken:

• Werkt het scannen zonder dat je eerst in een zoekveld moet klikken? Op een drukke kassa wil je gewoon scannen, niet eerst met de muis ergens heen.
• Wat gebeurt er bij een onbekende barcode? Je wilt een duidelijke melding en de mogelijkheid om het artikel meteen aan te maken, niet een foutmelding die de bon blokkeert.
• Ben je gebonden aan hun hardware? Als een aanbieder alleen zijn eigen scanner ondersteunt, zit je er de volgende keer aan vast.

Bij 10Key werkt elke standaard scanner direct; je hoeft niets te installeren of in te stellen.

2. Prijsgewogen barcodes van de weegschaal

Dit is het punt waarop een supermarktkassa echt anders is. Snijd je kaas af of weeg je noten, dan drukt de weegschaal een sticker af waarin het gewicht of het bedrag zelf verstopt zit — geen vast artikelnummer zoals bij een pak koffie.

Het probleem: elk merk weegschaal doet dat anders. Bizerba, Mettler Toledo, Avery Berkel, CAS en Digi gebruiken allemaal hun eigen opbouw van zo’n barcode. Een kassasysteem dat maar één formaat kent, levert bij een ander merk “onbekend artikel” op.

Vraag daarom altijd: welke weegschaalformaten herkent het systeem, en kan ik dat per winkel instellen? In 10Key zit een instelling per merk met een testveld waarin je een echte sticker scant om te zien of hij goed wordt uitgelezen. Hoe zo’n barcode is opgebouwd staat uitgelegd in dit artikel over weegschaalbarcodes.

Eén ding waar we eerlijk over zijn: werken met geprinte stickers kan nu al. Een weegschaal die rechtstreeks via serieel, usb of netwerk aan de kassa hangt is nog in ontwikkeling. Is dat voor jouw winkel belangrijk, laat dan weten welk model je hebt.

3. Duizenden artikelen die snel doorzoekbaar blijven

Een winkel met drieduizend artikelen stelt andere eisen aan zoeken dan een café met een kaart van zestig regels. Test dit bij een demo met je eigen assortiment, niet met de demodata van de leverancier — dat is het verschil tussen honderd producten en een echte winkel.

Waar je op let:

• Blijft zoeken op naam snel als je aan het typen bent?
• Kun je op meerdere dingen zoeken: naam, artikelnummer, barcode, leverancierscode?
• Kun je artikelen in categorieën zetten en die categorieën op het kassascherm neerzetten in de volgorde die jij wilt?
• Kun je een artikel verbergen van het kassascherm zonder het te verwijderen, zodat het wel scanbaar blijft?

Dat laatste is handiger dan het klinkt: veel artikelen in een winkel worden alleen gescand en hoeven niet als knop op het scherm te staan. In 10Key komen geïmporteerde producten daarom standaard verborgen binnen — je zet zelf op het scherm wat je met de hand aanslaat.

4. Je bestaande assortiment overzetten

Je hebt je artikelen al ergens staan: in je huidige kassa, in een Excel-bestand van je leverancier, of in een export uit een ander systeem. Dat overtikken is bij drieduizend artikelen geen optie.

Vraag hoe de import werkt en vooral hoe hij omgaat met rommelige data:

• Prijzen met een komma in plaats van een punt
• Kolomnamen in een andere taal of met andere benamingen
• Dubbele of ontbrekende artikelnummers
• Producten zonder prijs

10Key importeert uit Excel en CSV, herkent kolomnamen automatisch en gaat om met beide decimale notaties. Producten zonder prijs krijgen automatisch de instelling “vraag om de prijs”, zodat de kassa erom vraagt in plaats van € 0 aan te slaan.

5. Voorraadbeheer: alleen als je het echt bijhoudt

Voorraadbeheer is de module waar het meest naar gevraagd wordt en die het vaakst na drie maanden niet meer klopt. Dat komt niet door de software maar doordat inkomende goederen niet worden ingeboekt. Wees dus eerlijk tegen jezelf: ga je bij elke levering de aantallen invoeren?

Zo ja, dan levert het je dit op:

• Voorraadstanden per product, bijgewerkt bij elke verkoop
• Een melding als een artikel bijna op is, zodat je het meeneemt in je volgende order
• Inzicht in wat er werkelijk doorgaat, in plaats van een gevoel

Bij 10Key is voorraadbeheer een module van € 5 per maand, net als de weegschaalkoppeling. Je hoeft hem niet te nemen als je hem niet gaat gebruiken — de bedoeling van losse modules is juist dat je niet betaalt voor wat stilstaat. Alles op een rij vind je op de pagina kassasysteem voor supermarkt en winkel.

6. Dingen die pas op de winkelvloer opvallen

Een paar praktische punten die zelden in een offerte staan:

Kassalade-logging. Elke opening van de lade wordt vastgelegd met tijdstip en medewerker, ook een no-sale. Op de dag dat er een kasverschil is, wil je kunnen kijken.

Bulkacties. Btw-tarief van een hele categorie aanpassen, of een prijsverhoging van je leverancier doorvoeren over tweehonderd artikelen. Zonder bulkacties ben je daar een avond mee bezig.

Klantendisplay. Een tweede schermpje dat naar de klant is gedraaid, waarop de bon live meeloopt. Verplicht is het niet, maar het voorkomt discussies bij de kassa en je kunt er je eigen aanbiedingen naast zetten.

Doorwerken zonder internet. In een winkel met een rij aan de kassa is dit geen theoretische vraag. Bij een volledige cloudkassa staat alles stil als de verbinding hikt. 10Key werkt lokaal door en synchroniseert daarna.

Wat het kost

Het supermarktpakket kost € 45 per maand per vestiging, exclusief btw, met onbeperkt gebruikers en zonder opstartkosten — het inrichten van je artikelen, categorieën, btw-tarieven en printers zit erbij. Modules kies je erbij: voorraadbeheer € 5, weegschaal € 5, boekhouding € 5 en bestelwebsite € 10, of alle vier samen voor € 20.

Heb je meer dan één winkel, dan betaal je vanaf de tweede vestiging de helft van de basisprijs. Reken het na met de rekenmodule op de prijzenpagina, of vraag een demo aan en stuur je artikelbestand mee — dan zie je je eigen assortiment op het scherm in plaats van een demowinkel.