Overstappen van Loyverse naar een ander kassasysteem: zo neem je alles mee

Loyverse is voor veel zaken de eerste kassa: gratis te beginnen, snel op te zetten, prima om mee te starten. Op een gegeven moment loop je tegen grenzen aan — geen weegschaalkoppeling, geen facturen met doorlopende nummering, of support die alleen in het Engels en per e-mail gaat.

Overstappen voelt dan als een groot project. Dat hoeft het niet te zijn, mits je in de goede volgorde werkt.

Stap 1: exporteer wat je echt nodig hebt

Uit Loyverse haal je via het achterliggende beheerscherm een export van je artikelen. Dat bestand bevat doorgaans:

• Artikelnaam en beschrijving
• Categorie
• Verkoopprijs en inkoopprijs
• SKU en barcode
• Btw-tarief
• Voorraadstand per winkel

Exporteer daarnaast je verkoopgeschiedenis. Die neem je meestal níet mee naar het nieuwe systeem, maar je wilt hem wel bewaren voor je boekhouding en om later nog te kunnen terugkijken.

Wat je in de praktijk zelden meeneemt: klantgegevens met bestelhistorie, en foto’s bij artikelen. Die eerste kun je vaak wel exporteren, maar controleer of het nieuwe systeem ze kan inlezen.

Stap 2: kijk kritisch naar het bestand

Dit is de stap die de meeste tijd bespaart. Open de export in Excel en loop hem één keer door:

• Dubbele artikelen. Bij bijna elk bestand dat langer dan een jaar meegaat staan producten er twee keer in, vaak met een andere spelling.
• Prijzen van € 0,00. Dat zijn meestal artikelen waar de medewerker de prijs handmatig intoetst. Het nieuwe systeem moet die als “vraag om de prijs” behandelen, niet als gratis.
• Categorieën die niemand meer gebruikt. Een overstap is een prima moment om van zestig categorieën terug te gaan naar vijftien.
• Btw-tarieven. Controleer of 9% en 21% overal goed staan. Hier gaan fouten later rechtstreeks je aangifte in.

Stap 3: let op deze drie importvalkuilen

Komma of punt. Nederlandse bestanden schrijven 12,50, Engelstalige systemen 12.50. Leest de import dat verkeerd, dan wordt je pizza van € 12,50 ineens € 1.250. Een goede import herkent beide.

Kolomnamen in een andere taal. Een export kan Name, Naam of Item name als kop hebben. Systemen die alleen op één exacte kolomnaam zoeken, laten je alles handmatig toewijzen.

Barcodes als getal. Excel maakt van een lange barcode soms 4,00588E+12. Zet de kolom vóór het exporteren op tekst, anders ben je alle barcodes kwijt.

Stap 4: importeer, maar zet nog niets zichtbaar

Zet je producten in het nieuwe systeem, maar laat ze eerst verborgen op het kassascherm staan. Zo kun je in alle rust controleren of alles klopt terwijl je oude kassa nog gewoon draait. Pas als je tevreden bent, zet je ze zichtbaar.

Controleer daarbij steekproefsgewijs — niet elk artikel, maar wel:

• De tien producten die je het meest verkoopt
• Elk product met een afwijkend btw-tarief
• Elk product waarvan de prijs handmatig wordt ingetoetst
• Bij een winkel: een aantal gewogen artikelen

Stap 5: kies een rustig moment om over te gaan

Ga niet live op vrijdagavond. Kies een dag met weinig verkeer, en houd je oude kassa nog een week beschikbaar als terugvaloptie. Print op de dag zelf een paar bonnen en controleer of de btw-regels kloppen en of je logo goed op de bon staat.

Spreek af dat de leverancier op die eerste dag meekijkt. Kleine dingen — een printer die net anders is ingesteld, een categorie in de verkeerde volgorde — los je dan in minuten op in plaats van in een e-mailwisseling van drie dagen.

Wat je erop vooruit gaat

De overstap is meestal binnen een week rond, en de winst zit in de dingen waar je nu omheen werkt: een weegschaal die gewoon wordt herkend, facturen die aan de Nederlandse eisen voldoen, en iemand aan de telefoon die je taal spreekt.

---

10Key POS leest exports uit Loyverse en de meeste andere kassasystemen rechtstreeks in: kolomnamen worden automatisch herkend, komma en punt gaan allebei goed, en producten van € 0,00 worden vanzelf op “vraag om de prijs” gezet. Stuur je bestand mee met je demo-aanvraag, dan controleren we het vooraf voor je.