Wat kost een kassasysteem? De volledige prijsopbouw, zonder verrassingen

“Vanaf € 29 per maand.” Zulke bedragen staan op bijna elke website van een kassaleverancier, en ze zijn zelden onwaar — ze zijn alleen onvolledig. Een kassasysteem bestaat uit vijf kostenposten, en de maandprijs van de software is er maar één van.

Hieronder alle posten op een rij, met wat ze bij 10Key kosten en waar je bij andere aanbieders op moet doorvragen.

1. De softwareprijs per maand

Dit is het bedrag dat je elke maand betaalt voor de kassasoftware zelf. Let bij het vergelijken op drie dingen, want daar zit het grootste verschil tussen aanbieders:

Betaal je per kassa of per vestiging? Dit is de post die het snelst oploopt. Heb je twee kassa’s aan de bar en één in het afhaalgedeelte, dan betaal je bij sommige aanbieders drie keer. Bij 10Key betaal je per vestiging en zet je daarbinnen zoveel kassa’s neer als je wilt.

Betaal je per gebruiker? In de horeca is dit verraderlijk. Met wisselende oproepkrachten kom je zomaar op vijftien accounts uit, en tegen € 5 per gebruiker per maand is dat € 75 waar je niet op had gerekend. Onbeperkt gebruikers zit bij elk 10Key-pakket in de basisprijs.

Wat zit er in de basis en wat is een module? Hier lopen de modellen het meest uiteen. Sommige aanbieders zetten alles in de basisprijs en zijn daardoor duurder voor een kleine zaak; anderen — wij ook — laten je losse modules bijkiezen.

Bij 10Key kost het restaurantpakket € 49 per maand en het supermarktpakket € 45, per vestiging en exclusief btw. Daarin zitten de dingen die iedereen nodig heeft: afrekenen, producten en categorieën, bonnen mailen, dagomzet, kassalade-logging en onbeperkt gebruikers.

2. Modules die je erbij kiest

Wat je niet gebruikt, hoef je niet te betalen. Dat is het idee van modules, maar het betekent ook dat je goed moet nakijken wat er in jouw geval bijkomt. Voor een afhaalzaak die bezorgt is de rekening een andere dan voor een café.

Restaurant & café	Per maand
Klantherkenning (VoIP)	€ 5
QR-bestellen aan tafel	€ 5
Bezorgen & afhalen	€ 10
Klantenregistratie	€ 5
Boekhouding	€ 5
Bestelwebsite (eigen site met online bestellen)	€ 10
Alle modules samen	€ 30 in plaats van € 40

Voor supermarkten en winkels zijn dat voorraadbeheer, weegschaal, boekhouding en bestelwebsite; alle vier samen € 20 in plaats van € 25. Op de prijzenpagina staat een rekenmodule waarin je je eigen samenstelling aanvinkt en direct het maandbedrag ziet.

Belangrijk bij het vergelijken: vraag of je een module later nog kunt aanzetten, en hoe snel. Bij 10Key zet je hem zelf aan in je eigen omgeving op mijn.10key.nl — hij werkt dan direct en komt vanaf de volgende maand op je factuur.

3. Hardware: kopen, huren of je eigen scherm

Je hebt iets nodig om de kassa op te laten draaien. Dat kan een kant-en-klaar touchscreen zijn, maar bij cloudkassasoftware kan het net zo goed een pc of tablet zijn die je al hebt.

• Je eigen apparaat: € 0. 10Key draait in de browser, dus elke Windows-pc, tablet of laptop met een fatsoenlijk scherm werkt. Voor een startende zaak met een krappe begroting is dit de goedkoopste route.
• Kopen: € 850 eenmalig, exclusief btw. Een all-in-one touchscreen met klantendisplay, vooraf ingericht met jouw producten.
• Huren: € 75 per maand bovenop je pakket, met een looptijd van twaalf maanden. Bij een defect dat niet door verkeerd gebruik komt, vervangen wij het apparaat.

Reken bij kopen ook de bijzaken mee die niemand noemt: een bonprinter, een kassalade, een barcodescanner. Vraag je leverancier of die erbij zitten of los komen, en of het merkgebonden apparatuur is — want dan zit je er de volgende keer aan vast.

4. Installatie en inrichting

Hier zit vaak een onaangename verrassing. Een aanbieder rekent € 500 tot € 1.500 aan “onboarding” of “implementatie”, terwijl het werk vooral bestaat uit het invoeren van je productenlijst.

Vraag concreet wie de volgende dingen doet en wat dat kost:

• Je producten, categorieën en btw-tarieven invoeren
• Je bestaande kaart of assortiment importeren uit Excel, CSV of je vorige kassa
• Printers instellen, inclusief welke bon naar welke printer gaat
• Je logo op de bon en je KVK- en btw-gegevens op de factuur
• Uitleg aan je personeel

Bij 10Key zit dit erbij: gratis installatie en inrichting, geen opstartkosten. Wij zetten je producten erin, koppelen je printers en je betaalterminal, en lopen het met je door. Niet uit vriendelijkheid, maar omdat een kassa die verkeerd staat ingericht ons daarna alleen maar supporturen kost.

5. Transactiekosten en pinnen

Let op het verschil tussen twee dingen die makkelijk door elkaar lopen.

Transactiekosten van je kassasysteem. Sommige aanbieders — vooral internationale partijen die betalingen en kassa in één pakket verkopen — rekenen een percentage over je omzet of een bedrag per bon. Bij een zaak met veel kleine transacties is dat op jaarbasis flink meer dan het abonnement. 10Key rekent niets per transactie en niets over je omzet.

Kosten van je betaalautomaat. Die betaal je altijd, aan wie je de automaat ook afneemt: huur of aanschaf van het apparaat plus de tarieven per pintransactie van je betaaldienstverlener. Wij leveren die automaten niet zelf maar werken samen met PinDirect, die betaalautomaten van CCV levert. De koppeling met je kassa regelen wij, zodat het bedrag niet nog een keer wordt ingetoetst — daarover lees je meer in dit artikel over het koppelen van je pinautomaat.

Goedkoop is niet hetzelfde als weinig betalen

Twee dingen die de totale prijs meer beïnvloeden dan de maandprijs.

De looptijd

Een goedkoop maandbedrag met een contract van drie jaar en stilzwijgende verlenging is geen goedkope kassa — het is een duur besluit dat je pas over drie jaar kunt terugdraaien. Vraag altijd naar software en hardware apart: de software kan maandelijks opzegbaar zijn terwijl de huur van de apparatuur doorloopt.

Bij 10Key kies je zelf: maandelijks opzegbaar zonder looptijd, of een jaarcontract met 15% korting op de basisprijs van je pakket. Huur je hardware, dan geldt daarvoor altijd twaalf maanden.

Wat het je kost als het stilstaat

Dit staat op geen enkele offerte en is meestal de grootste post. Een kassa die op zaterdagavond niet werkt omdat het internet hikt, kost je in één avond meer dan het jaarabonnement. Vraag dus: blijft de kassa bonnen maken zonder internet? Bij een volledige cloudkassa is het antwoord vaak nee. 10Key draait lokaal door en synchroniseert zodra de verbinding terug is.

Reken het na voor je eigen zaak

Een paar rekenvoorbeelden, per vestiging en exclusief btw:

• Café, eigen touchscreen, geen modules: € 49 per maand. Eenmalig niets.
• Snackbar met een eigen bestelwebsite en bezorging, eigen pc: € 49 + € 10 + € 10 = € 69 per maand.
• Restaurant met alle modules en een gekochte kassa: € 49 + € 30 = € 79 per maand, plus € 850 eenmalig.
• Buurtwinkel met weegschaal en voorraad, jaarcontract: € 45 − 15% = € 38,25, plus € 10 aan modules = € 48,25 per maand.

Wil je het voor jouw samenstelling uitrekenen, gebruik dan de rekenmodule op de prijzenpagina. Twijfel je of een module nodig is, vraag dan een demo aan — twintig minuten is genoeg om te zien wat je wel en niet gebruikt, en we zeggen het gewoon als je iets niet nodig hebt.